Trie ta boîte mail avec Claude, en 15 minutes chaque matin
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Une boîte mail qui déborde, ce n'est pas un problème d'organisation, c'est un problème de tri. Tant que tu ouvres tes emails un par un dans l'ordre d'arrivée, tu perds du temps sur ce qui compte le moins. Voici la méthode en 5 étapes que j'utilise avec Claude pour trier ma boîte chaque matin, répondre à ce qui presse et ne plus rien laisser dormir.
Fais le tri avant de répondre à quoi que ce soit
Le réflexe qui fait perdre le plus de temps, c'est d'ouvrir les emails un par un dans l'ordre d'arrivée. Colle plutôt la liste de ta boîte de réception du jour, et laisse Claude te dire par où commencer.
Voici les emails reçus ce matin, objet et premières lignes : [colle la liste]. Classe-les en 3 groupes : 1) à traiter aujourd'hui, 2) peut attendre cette semaine, 3) à archiver ou ignorer sans réponse. Justifie chaque classement en une ligne.
Réponds en une fois à tout ce qui prend 2 minutes
Les emails courts et sans enjeu s'accumulent parce qu'on les garde pour "plus tard", et plus tard n'arrive jamais. Traite-les en une seule fois, en donnant à Claude plusieurs réponses à rédiger d'un coup.
Voici 3 emails courts qui demandent juste une confirmation ou une info rapide : [colle les 3 emails]. Rédige une réponse pour chacun, maximum 3 phrases, ton [professionnel / chaleureux / direct], prête à copier-coller telle quelle.
Transforme une question qui revient en réponse type
Si on te pose la même question pour la troisième fois ce mois-ci, ce n'est plus un email isolé, c'est une réponse type qui te manque. Autant la créer une bonne fois pour toutes.
Voici 3 emails différents qui posent au fond la même question : [colle les 3 emails]. Écris-moi une réponse type unique qui couvre cette question, avec des crochets [ ] aux endroits à personnaliser selon la personne, pour que je puisse la réutiliser à chaque fois.
Repère ce que tu as envoyé et qui attend encore une réponse
Un devis ou une demande envoyée il y a 10 jours sans réponse, c'est une vente ou un projet qui dort. Fais le point régulièrement sur ce qui mérite une relance, avant que ça devienne gênant de le faire.
Voici la liste des emails que j'ai envoyés dans les 10 derniers jours sans recevoir de réponse : [colle objets, destinataires et dates]. Dis-moi lesquels méritent une relance maintenant, et rédige une relance courte et sans pression pour le plus urgent.
Fais un point hebdo sur ce qui traîne encore
Le tri du matin évite l'accumulation au jour le jour, mais certains emails passent quand même entre les mailles chaque semaine. Un point hebdomadaire de 10 minutes suffit à repérer ce qui est resté coincé.
Voici les emails encore non traités dans ma boîte cette semaine, objet et date de réception : [colle la liste]. Pour chacun, dis-moi s'il faut encore répondre, relancer, archiver ou déléguer, et classe-les du plus urgent au moins urgent.
Et la suite ?
Cette méthode marche encore mieux une fois le connecteur Gmail activé, pour que Claude aille chercher tes emails lui-même. Rejoins la liste d'attente pour recevoir les prochains guides gratuits dès leur sortie, et le guide de démarrage avec Claude en plus.